II.                   METHODOLOGIE

L’objectif de toute note de synthèse est de savoir sélectionner l’essentiel dans une perspective d’information ou d’aide à la décision. Il se traduit par une reformulation faite de manière structurée, claire et objective.

1.    Savoir sélectionner l’information

L’information est contenue dans le dossier remis au candidat. Il en résulte qu’aucun élément extérieur au dossier ne doit être pris en compte. Aucune connaissance technique préalable du thème n’est exigée. C’est pourquoi les dossiers contiennent souvent des informations exhaustives au plan juridique, financier, technique ; qu’il s’agisse de la réglementation ou de ses implications financières, matérielles ou procédurales.

L’intérêt de ces informations doit être relativisé lors de la rédaction de la note proprement dite au risque de réaliser des développements trop descriptifs. En revanche, il est important lors de l’exploitation du dossier, dans la mesure où ces données sont essentielles pour comprendre le problème.

La parfaite maîtrise de l’outil informatif ainsi mis à disposition se traduira par la capacité du candidat à opérer rapidement un tri efficace dès sa première approche du dossier, qui doit être une approche globale. L’origine, la nature, la structure de chaque document, l’identification des thèmes, leur corrélation, leur contenu plus ou moins technique, la complémentarité des approches ou leurs oppositions sont autant d’éléments auxquels le lecteur sera attentif d’emblée et qui lui permettront durant les principales étapes de lecture de :

·        Reclasser les documents pour comprendre vite et mieux le dossier

·        Trier et hiérarchiser les informations pour les exploiter efficacement

·        Gérer l’information pour dégager la problématique et définir le plan.

Pour répondre aux exigences de l’épreuve de synthèse, le traitement du dossier nécessite le recours à des techniques de lecture active.

La pratique de la lecture active se concrétise par une étape importante consacrée à une lecture de survol ou de repérage.

Elle se poursuit par une seconde étape de lecture approfondie et définitive. Le dossier est alors lu et exploité par le candidat dans l’ordre qu’il a choisi lors de la phase de survol.

En fonction du dossier, de sa technicité ainsi que de la nature de la demande, l’étape essentielle de lecture active peut s’appuyer sur l’une des deux méthodes suivantes :

¨      système d’annotations permettant de mobiliser les éléments essentiels et de les regrouper,                                                                                                                        

¨      système de prise de notes.

·        La lecture et l’exploitation d’un dossier comportant majoritairement des textes législatifs et réglementaires et/ou portant sur un domaine très technique ou juridique seront plus performantes si le candidat met en œuvre un système d’annotations qualifiantes.

Mobiliser et regrouper les éléments essentiels, opérer un classement par thèmes et enfin définir le plan de la note, constituent les trois axes structurants de cette méthode.

Ce système aboutira concrètement à utiliser les techniques de soulignage et de surlignage du dossier ainsi que des annotations marginales, ces dernières pouvant être codifiées afin de faciliter le repérage des éléments ainsi pré-sélectionnés.

Cette technique s’appuie sur la méthode dite des enchaînements logiques qui s’inspire des méthodes traditionnelles de résolution de problèmes utilisées dans le domaine de l’organisation administrative. Elle est largement développée de l’ouvrage intitulé La note de synthèse administrative, C. Barreix, Dunod. Une illustration en est donnée dans le présent ouvrage dans le cadre du deuxième sujet traité en page 127.

·        Si le dossier contient des documents à caractère plus général, tels qu’articles de presse ou documents d’étude, présentation ou évaluations d’actions expérimentales dont la forme et le contenu fournissent déjà au lecteur des éléments d’analyse, de comparaison ou de mise en perspective, un système de prise de notes facilitera l’exploitation des données.

Une prise de notes efficace favorise l’élaboration d’un plan dynamique. Assez fréquemment d’ailleurs, l’ébauche de plan apparaît en filigrane lors de la phase de lecture du dossier. Il est important dans ce cas que la prise de notes prenne en compte cet élément et s’étoffe au sein d’un cadre « pré-structuré ».

Pour un dossier, 5 à 7 pages recto de notes suffisent. Certaines peuvent se présenter sous forme de tableaux simples ou à entrées multiples. D’autres seront des fiches.

L’utilisation de tirets, de flèches, etc., sont autant d’outils contribuant à mieux visualiser l’essentiel et à favoriser la mise en perspective.

Les notes prises initialement par document sont complétées au fil de la lecture par divers éléments communs, complémentaires, additionnels ou divergents pour former plusieurs ensembles structurants. Ils doivent être privilégiés par le système de prise de notes.

Ainsi seront identifiés les équilibres, les rapprochements, les comparaisons, les divergences ou dysfonctionnements, les difficultés d’application ou d’interprétation d’une procédure.

Dans un dossier de note de synthèse à caractère général, de tels éléments constituent informellement la structure interne du dossier. Le candidat, par son travail personnel de conception, puis de rédaction, doit les « externaliser », c’est-à-dire les prendre en compte en tant qu’éléments structurants.

Cette technique de prise de notes est présentée en illustration du dossier traité ci-après en pages 115 et sq.

2.    Savoir structurer autour d’un plan dynamique

Quelle que soit la ou les méthodes de sélection et de hiérarchisation de l’information utilisées lors des phases de lecture du dossier, il appartient au candidat de montrer sa capacité à structurer.

L’étape d’élaboration du plan exige un retour au libellé du sujet lui-même. Le plan respecte bien entendu la demande. Il se construit à partir de la problématique dont les éléments ont été dégagés lors de la phase précédente de lecture active.

Cette étape consiste en l’élaboration d’un plan suffisamment détaillé dont le contenu sera le support de la rédaction finale : titres des parties et sous-parties ainsi que principaux éléments de contenu de chaque sous-partie.

L’élaboration du plan définitif est l’occasion de travailler les titres et inter-titres dans leur forme et leur libellé. Elle permet aussi d’évaluer les grands équilibres entre parties et sous-parties (I et II / I A ET I B / II A et II B) en procédant aux derniers ajustements indispensables à la bonne gestion des développements.

La note rédigée doit comporter une matérialisation du plan. Cette forme de présentation administrative concerne la mention des titres et inter-titres numérotés de manière simple et cohérente à l’aide de chiffres romains et de lettres. Le libellé des titres et inter-titres est court mais expressif. Au choix du candidat, il prend la forme soit d’un titre, soit d’une phrase-titre.

Dans les épreuves de note des concours de catégorie A de la fonction publique, il est préférable d’éviter les libellés trop simplistes et passe-partout, tels que :

(i)                 Les dispositions de la loi

(ii)               Les mesures d’application

Cette formulation n’évoque rien a priori pour le lecteur. Par ailleurs, elle favorise le descriptif ou l’énumération et occulte toute mise en perspective.

La présence des éléments structurants se révèle d’emblée au niveau d’un plan matérialisé sous la forme :

(I)                      Un champ d’application élargi

(II)                    Des mesures d’application qui demeurent imprécises

Toute note est un document de travail interne à l’administration. Le plan est l’expression d’un raisonnement. Il n’existe donc pas, a priori, de « plan-type ; le meilleur plan étant le plan d’idées, c’est-à-dire celui adapté à chaque cas.

Deux ou trois parties subdivisées en autant de sous-parties que de besoin constituent l’architecture de l’ensemble. Afin d’éviter des développements trop descriptifs ou énumératifs il est conseillé de limiter le nombre de sous-parties (2 ou 3) et de structurer de manière à ce que chacune soit équilibrée en contenu. Il convient par ailleurs d’éviter que le libellé des titres de parties reprenne des éléments contenus dans le sujet. La plupart du temps en effet le sujet mentionne l’objectif de la demande et sa nature. Il n’indique pas le plan.

Enfin, la qualité de la reformulation sera appréciée, au-delà même du plan choisi, par le fait d’avoir su dégager la problématique. Composante de l’introduction au même titre que la présentation du contexte et l’annonce du plan, la problématique est l’élément qui va donner toute sa cohérence au plan et justifier la logique du raisonnement exprimée au travers des développements.

3.    Savoir reformuler

La reformulation est l’un des actes les plus délicats de l’œuvre de synthèse. Sa  qualité dépend étroitement du travail préalable d’étude du dossier, comme évoqué ci-dessus.

La reformulation exige un effort au niveau du style : concision et objectivité d’une part, respect du formalisme et de la rigueur du style administratif d’autre part constituent deux éléments importants pour l’évaluation finale du travail de synthèse.

La clarté de la reformulation se traduit dans le corps du développement par la présence de phrases brèves, rédigées dans un style concis ; l’ensemble étant regroupé au sein de paragraphes.

Chaque paragraphe est l’expression et le développement d’une idée. S’agissant de la structure générale de la note, les principaux éléments forts apparaîtront efficacement et de manière visible au niveau du plan qu’il est indispensable de matérialiser au niveau des parties et sous-parties équilibrées.

Pages suivantes, le lecteur trouvera des fiches permettant de visualiser les principales étapes d’étude d’un dossier jusqu’à la rédaction finale de la note. Un découpage horaire indicatif complète la fiche titrée « Tableau méthodologique synthétique » ci-contre. Un exemple de présentation d’une note (p. 76-77) illustre les aspects formels de mise en forme et de matérialisation du plan.